عناصر خُطة العمل

(١-١) هدفٌ واحد

يجب أن تسعى المؤسَّسة إلى تحقيق هدف واحد فقط في فترة محدَّدة من الوقت. وهذا لا يعني أنها لا تريد تحقيقَ أشياءَ أخرى أو ليس لديها آمال أخرى، ولكن لا يمكن الشروع في تحقيق أيٍّ من هذه الآمال على حساب تحقيق الهدف المرحلي.

تحتاج كلُّ مؤسسة إلى تحديد هدف تكون له الأولوية المطلَقة. وحين تُغرى الشركة بإضافة هدف أو اثنين آخرين إلى الهدف المرحلي — وهذا ما يحدُث كثيرًا — فإنها بهذا تجرِّد الهدفَ المرحلي من الغرض الأساسي منه وهو توضيح الشيء، وليست الأشياء، الأكثر أهميةً للمؤسسة في هذه المرحلة. وقد يكون خير إيجاز لهذا هو القولُ المأثور الرائع: «إذا كان كل شيء مهم، فلا شيء مهم.» لذا، يجب أن يكون هناك شيءٌ له الأولوية والأهمية القصوى.

(١-٢) كيفًا وليس كمًّا

الهدف المرحلي ليس رقمًا ولا يمكن قياسه بالكم. ولكنه عبارةٌ عامة تعبِّر عن الإنجاز الذي تسعى المؤسسة إلى تحقيقه. ويجب أن يكون هذا الهدف شيئًا ملموسًا يجد الموظفون والرؤساء أنه نقطةُ قصور في مجال أو قطاع معيَّن. لذا فإنه غالبًا ما يبدأ بإحدى الكلمات التالية أو مثيلاتها: «تحسين، تقليل، زيادة، تنمية، تغيير، تأسيس، الحد من، تعجيل».

أما بالنسبة للتنفيذيِّين الذين يشعرون بالقلق إزاء طبيعة الهدف المرحلي، التي تركِّز على نوعية النجاح الذي يحقِّقه هذا الهدف وليس مقدار هذا النجاح، فعليهم ألا يقلقوا؛ فقريبًا سيجدون أن عنصرَ الكَم قد دخل إلى المعادلة، وأنهم سيحتاجون إلى قياس مقدار النجاح الذي حقَّقوه، وتعزيز نتائجهم بوضع أرقام وتواريخ لِمَا حُقِّق، ومتى يتوقَّعون التوصُّل إلى النتيجة المرغوبة. ولكن هذا يحدُث بعد مرحلتين تقريبًا من مرحلة تحديد الهدف المرحلي، ولا يجب أن يحدُث قبل هذا.

(١-٣) الارتباط بمرحلة محدَّدة

يرتبط الهدف المرحلي بفترة محدَّدة من الوقت لا يستمر بعدها حيث إن هذا قد يعني أنه هدفٌ أساسي قائم ومستمر. ولكنه وعلى العكس من هذا إنجازٌ مهمٌّ وضروري لهذه الفترة بالتحديد؛ لذا فمن الضروري أن يتحقَّق في الإطار الزمني المحدَّد له. وهذا الإطار الزمني يتراوح ما بين ثلاثة أشهر واثني عشر شهرًا، اعتمادًا على طبيعة دورة عمل المؤسَّسة ووضعها الخاص الذي يختلف عن المؤسسات الأخرى.

فعلى سبيل المثال: غالبًا ما يكون الإطار الزمني للهدف المرحلي لإحدى الجامعات طويلًا نسبيًّا مقارنةً بشركة جديدة لا يمكنها في العادة تحمُّل هذه الرؤية البعيدة المدى. كما أن بعض الأعمال يكون لها تكاليفُ محدَّدة وعوائقُ للتنافس تمنح الهدفَ المرحلي لها إطارًا زمنيًّا أطول، في حين أن بعض الشركات الأخرى قد تفقد القوةَ الدافعة لها أو حصَّتها في السوق بين ليلة وضحاها؛ ولذا فطبيعة عملها تجبرها على التفكير على مدًى زمني أقصر.

(١-٤) هدفٌ مشترك

يشمل الاهتمامُ بالهدف المرحلي كلَّ شخص في الفريق الإداري بغضِّ النظر عن مجال عمله أو خبرته أو القسم الذي يعمل به. ومع أن بعض الأهداف المرحلية ستناسب المجالَ الخاص بأحد التنفيذيين على وجه الخصوص، فمن الضروري أن يتحمَّل جميع التنفيذيين مسئوليةَ محاولة تحقيق هذا الهدف، والاستعداد للقيام بأي شيء في إمكانهم القيام به لدفع الشركة — وليس الأقسام التي يعملون بها — إلى الأمام، ومساعدتها على تحقيقِ هذا الهدف.

ويعني هذا أنه على المسئولين التنفيذيين أن يتخلَّوا مؤقتًا عن مجال تخصُّصاتهم، وأن ينظر كلٌّ منهم إلى المواقف التي تتعرَّض لها الشركة بعين المسئول التنفيذي الذي يسهم في إدارة الشركة كليًّا وليس فقط قسم التسويق أو قسم المبيعات أو غير ذلك. كما يجب أن يتحلى كلٌّ منهم بالشجاعة اللازمة لإعطاء اقتراحات وطرح أسئلة عن مجالات عمل الآخرين حتى إذا كانت معلوماته عن هذه المجالات محدودةً للغاية.

ومع أن طرح الكثير من الأسئلة من قِبل غير المتخصصين قد يعني للبعض غيابَ الثقة بين أعضاء الفريق الواحد، فإنهم سريعًا ما سيدركون أن أفضل الأفكار تأتي من الأشخاص الذين تكون وجهاتُ نظرهم عن الموضوع موضوعية، وفي بعض الأحيان ساذَجة، أكثرَ من الخبراء الذين يتعاملون مع هذه الموضوعات في كل لحظة من يومهم.

ولكن وجود الهدف المرحلي وحدَه دون أي مقوِّمات توضيحية بجواره يترك المؤسسات في حَيرة من أمرها لا تدري بالضبط ما الذي يجب عليها أن تفعله لتحقيق هذا الهدف. وهنا يأتي دورُ مجموعة العوامل التي تساعد على تحقيق الهدف المرحلي.

(٢-١) كيفًا وليس كمًّا

دائمًا ما يكون لدى المسئولين التنفيذيين رغبةٌ في وضعِ أكبرِ عدد ممكن من أحجار بناء الهدف المرحلي لدرجةٍ زائدة عن الحاجة، حيث إن هذا يمنحهم إحساسًا بأنهم قد ألمُّوا بجميع جوانب الهدف وأحاطوه بسياج من العوامل التي ستساعدهم على تحقيقه، خاصة بعد أن تقبَّلوا بصعوبة فكرةَ أهمية أن يكون الاهتمام بالهدف المرحلي من حيث الكيف وليس الكم. وعلى كل حال، يؤدي استخدام الأرقام والتواريخ مع عوامل تحقيق الهدف المرحلي فقط إلى الحدِّ من مشاركة أعضاء الفريق التنفيذي الذين لا يفهمون جيدًا كيف يمكنهم التأثير مباشرةً على هذه الأهداف الرقمية، ولكن على كل حال، يأتي استخدام هذه الأرقام في مرحلة قريبة.

(٢-٢) عوامل مشتركة

مع أن عوامل تحقيق الهدف المرحلي تبدو وكأنها موجَّهة خصِّيصَى لأعضاء الفريق التنفيذي ممن لهم خبرةٌ في المجالات المرتبطة بهذه العوامل، فعلى سبيل المثال تبدو زيادة المبيعات وكأنها مهمة رئيس قسم المبيعات فقط؛ فإنه من الضروري أن يؤمن الآخرون أن لهم دورًا يلعبونه ومسئوليةً يتحملونها من أجل توفير هذه العوامل، ومن ثَمَّ تحقيق الهدف. حتى بالنسبة للمسئولين الإداريين الذين لديهم خبرة تقنية محدودة في أحد مجالات هذه العوامل، أو حتى مَن ليست لديهم خبرة على الإطلاق يستطيعون أن يلعبوا دورًا حيويًّا في التأكد من أنه قد تمَّت دراسة الأمر من جميع الزوايا، وتُجُنِّبت العوامل التي قد تشتِّت الانتباه، بل ويجب عليهم ذلك. كما يجدُر التأكيد هنا على أن أفضل الأفكار والاقتراحات من الممكن أن تأتيَ من أشخاص لا يعملون مباشرة في هذا المجال. فهم ينظرون للأمر بموضوعية مفيدة للغاية، وربما يرون الصورةَ العامة دون الانشغال بالتفاصيل المشتِّتة.

(٢-٣) الارتباط بمرحلة محدَّدة

ترتبط هذه العوامل بمرحلة العمل من أجل تحقيق هدف مرحلي معيَّن، فعندما ينتهي السعي وراء تحقيق هذا الهدف، الذي يرتبط بمرحلة معينة بدوره، وتتجه الشركة إلى وضع هدف آخر؛ تتغير هذه العوامل لكي تتناسب والهدف الجديد.